到机关这么长时间，你会接打电话吗？

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到机关这么长时间，你会接打电话吗？
电话，是机关经常使用的办公用具，是上情下达、下情上
报、沟通左右、联系上下的一种直接快速工具。因此，正确使
用电话，提高电话的使用质量，对于迅速传达上级的指示，了
解下情，加强对各项工作的指导，提高机关的办事效率有着十
分重要的意义。正确使用电话是机关干部的基本功，也是最起
码的要求。机关干部与电话打“交道”看似是件平常事，但是
要使用好电话，发挥其应有的效能，却并不是一件容易的事情。
机关干部的思想水平高不高，业务能力强不强，机关工作正规
不正规，往往可以从打、接电话和处理电话内容中体现出来。
所以，机关干部要提高对使用电话重要性的认识，了解和掌握
使用电话的一般常识和程序，把这个“基本功”练好。
一、使用电话的一般程序
（一）打电话
一是打电话前要准备好电话内容。电话内容要提纲挈领，
语言简洁，一文一事，开门见山，落笔起句都点明通话的目的
和结论。电话内容大体分为四个部分:电话的标题、接受电文的
对象、电话的正文、签发机关和日期。电话发出前必须经主管
领导审查同意后，方可下发。如以机关名义下发的电话，必须
经主要领导批准。打电话前预先准备好，通起话来才能突出重
点，抓住中心，条理清楚，避免拉杂。
二是注意礼节。当电话接通后，要先问明对方是否是所要
的单位，接着主动通报自己的单位、职务、姓名，然后，再客
气地问清对方的姓名、职务。在口授电话的内容前，先完成好
“开场白”，可以增强双方的亲近感和责任感，便于检查电话
内容的落实情况，同时又能缩短通话时间。万一发生电话贻误，
也有利于分清责任，总结教训。
三是重要的电话内容要进行复述和核对。向下打的比较重
要的电话内容，除了口齿尽量清楚外，对关键词句要加以解释。
口授完毕后，一般要求对方复述一遍，防止笔误和口误。接收
电话的人员在接完上级的重要电话后，应主动要求对方再复述
一遍。实践证明，这是纠正对方记录错误的好办法。
四是打不通的电话，要特别注意。有些一般的电话，一时
接不通或找不到人，而自己又要处理其他事情，必须指定代理
人代为转达，但是事后要有检查，有落实，防止遗忘，在时间
允许的情况下，可以再次通知或提醒对方，以示重视。
（二）接电话
一要查明对方的单位、职务和姓名。接到电话后，要主动
通报自己的单位、职务、姓名。如对方没有通报单位、姓名、
职务，要很客气地询问清楚。如対方通报了，自己没有听清楚，
可以在通话前再询问一遍，对方即使是上级机关的负责同志，
也要坚持这样做。这是为了便于万一有什么疑问时再请示或协
调，也是为了防止坏人利用电话搞诈骗活动。
二要认真做好记录。所接电话一般都应有记录，包括发话
单位、授话人、主要内容等都要一一记清楚。记录电话内容时，
可采取速记法，先记在草稿纸上，尔后再工工整整地抄写到
《电话记录本》上。俗话说，好记性不如烂笔头。不要认为自
己的记忆力强，不会忘记，而麻痹大意，草率从事。重要电话
应主动要求对方复述，进行核对，防止遗漏。
三是接完电话应询问对方“还有什么要求”或者“还有什
么事情要办”。这样做，既是客气，又是提醒对方。如对方没
摘要：

到机关这么长时间，你会接打电话吗？电话，是机关经常使用的办公用具，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系上下的一种直接快速工具。因此，正确使用电话，提高电话的使用质量，对于迅速传达上级的指示，了解下情，加强对各项工作的指导，提高机关的办事效率有着十分重要的意义。正确使用电话是机关干部的基本功，也是最起码的要求。机关干部与电话打“交道”看似是件平常事，但是要使用好电话，发挥其应有的效能，却并不是一件容易的事情。机关干部的思想水平高不高，业务能力强不强，机关工作正规不正规，往往可以从打、接电话和处理电话内容中体现出来。所以，机关干部要提高对使用电话重要性的认识，了解和掌握使用电话的一般常识和程序，把...

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